Организация бездокументной работы (ДОУА)

Практическое занятие № 2 (2 часа).
Тема: Организация бездокументного секретарского обслуживания.
Цель занятия – отработка умений, знаний и практических навыков по организации бездокументного секретарского обслуживания.

Задание 1 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Вы являетесь секретарем руководителя крупной организации. Начинается рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря (количество строк в таблице должно соответствовать количеству пунктов, которые вы впишите).
№ п/п
Наименование вида оргтехники/канцтоваров
Количество/показатели
Мебель и оборудование
…
Количество
…
Количество
Технические средства (оргтехника)
…
Количество
…
Количество
Условия труда
Общая площадь
кв.м.
Рабочее освещение
Показатели
Температура в помещении
Показатели
Влажность в помещении
Показатели

Задание 2 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Вы являетесь документоведом. Вместе с вами в приемной главного врача медицинского центра работает секретарь. Раздается телефонный звонок, секретарь берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:
Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.
Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?
Офис-менеджер: А кого вам нужно?
Абонент: Это телефон 333-33-33?
Офис-менеджер: Да.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.
Офис-менеджер: Ее нет.
Абонент: А где она?
Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку).
Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.

Задание 3 (максимальное количество баллов – 3 балла).
Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.

Задание 4 (максимальное количество баллов – 5 балла).
На прием к Вашему руководителю неожиданно пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.

Задание 5 (максимальное количество баллов – 5 баллов).
Ваш руководитель уехал в командировку в г. Ростов-на-Дону по билетам, которые были приобретены сотрудником, исполнявшим Ваши обязанности (секретаря руководителя) на время Вашего больничного. В ходе командировки выяснилось, что исполняющий обязанности секретаря приобрел билеты на самолет в одну сторону по паспорту гражданина РФ, а в обратную сторону по заграничному паспорту. У руководителя, который в настоящий момент находится в командировке, имеется только российский паспорт. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Задание 6 (максимальное количество баллов – 3 баллов).
В Вашу организацию пришел посетитель, крайне агрессивно настроенный в отношении Вашего руководства. Конкретные претензии он не высказывает и рвется напрямую в кабинет руководителя. С Вами (секретарем руководителя) общаться отказывается. Руководитель в это время в своем кабинете готовится к очень важному совещанию, которое состоится через час (он просил его не беспокоить). Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь посетителю?

Задание 7 (максимальное количество баллов – 3 баллов).
Ваш руководитель просит Вас срочно найти договор, который был подписан 4 года назад (в то время Вы не работали в организации и не знаете о существовании данного договора). В папке с договорами данного документа не оказалось. Договор руководителю необходимо предоставить в течение ближайшего часа. Опишите Ваши действия в данной ситуации? Чем Вы можете помочь руководителю?

Чтобы заказать выполнение задания, оставьте заявку на расчет