Выполнение работ по должности служащего «Секретарь-администратор» (ДОУА)

Цели занятия: закрепление знаний о распределении и регистрации телефонных звонков; приобретение практических навыков и умений в сфере организации работы с посетителями; выполнение координирующих и обеспечивающих функций в работе секретаря-администратора.

ЗАДАНИЕ 1.
Максимальное количество баллов — 9
По теме 1.1. Регистрация поступающих телефонных звонков в организации.
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере оформления входящих телефонных звонков.
Решите задачу:
Вы являетесь секретарем-администратором Территориального офиса Пермский ООО «Мустанг pro». 21 марта в интервале с 12 до 13 часов в офисе раздался звонок. Абонент представился помощником руководителя головного офиса г. Новосибирск и сообщил, что на 28 марта запланировано совещание со всеми руководителями территориальных офисов. Помощник Иванов К.А. сообщил также, что необходимо представить отчеты и презентации об итогах работы за 1 квартал. Кроме того, абонент попросил заблаговременно направить запрашиваемую информацию на электронную почту ivanovka@mail.ru и сообщить о ее направлении по телефону 8 (338) 212-23-03.
Составьте бланк телефонного сообщения, заполните бланк в соответствии с предоставленными данными.

ЗАДАНИЕ 2.
Максимальное количество баллов — 6
По теме 2.1 Встреча посетителей в офисе.
Цель: приобретение практических навыков и умений о порядке организации встреч посетителей.
1. Опишите поэтапно прием посетителей из другой организации руководителем.
2. Опишите поэтапно прием сотрудника своей организации руководителем.
Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 3.
Максимальное количество баллов — 6
По теме 2.2 Организация встреч и бронирование переговорных комнат
Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере организации встреч и бронировании переговорных комнат.
Решите задачу:
Вы являетесь секретарем в финансово-экономическом департаменте предприятия. Руководитель поручил Вам организовать совещание с участием руководителей отделов вашего департамента (бухгалтерия, отдел делопроизводства, финансово-экономический отдел), а также с участием представителей компании Х при помощи средств видеоконференцсвязи.
Составьте алгоритм Ваших действий. Не забудьте оформить заявку на бронирование переговорной комнаты с учетом предоставленных данных.
Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 4.
Максимальное количество баллов — 7
По теме 2.3 Учет посетителей и оформление пропусков
Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере учета посетителей и оформлении пропусков.
Решите задачу:
Вы являетесь секретарем-администратором компании «Лайт плюс». Один из руководителей компании сообщил Вам, что завтра после обеда ожидает посетителя.
Опишите порядок Ваших действий. Не забудьте оформить заявку на выдачу разового пропуска.
Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 5.
Максимальное количество баллов — 10
По теме 2.4. Организация совещаний. Оформление протокола.
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по оформлению протоколов совещаний.
Проанализируйте представленную выдержку из проекта протокола совещания. При наличии несоответствий требованиям оформления, укажите их в ответе и предложите верный вариант. Составьте список участников и полный протокол. Не забудьте указать дату и номер протокола, внести ФИО и должности участников, проставить подписи.
ПРОТОКОЛ
совещания по вопросу: «Определение контрольных точек обработки перечней, представленных Управлением»
Дата проведения: 28 апреля 2022 года
Место проведения: ул. Ленина, 227, малый зал, 2 этаж
Время проведения: 16.30 – 17.30
Председатель: Иванова И.И. – и.о. заместителя главы департамента имущественных отношений администрации города Н.
Присутствующие: согласно списку участников совещания
Повестка совещания:
1.Организация исполнения ответственными лицами администрации города Н. мероприятий Дорожной карты.
2.Проблемы при реализации Дорожной карты.
3.Иные вопросы.
Решила:
1. Департаменту земельных отношений, Департаменту имущественных отношений, Департаменту градостроительства и архитектуры, Управлению жилищных отношений подготовить информационные сообщения которые позволят побудить граждан к самостоятельному обращению за регистрацией своих прав для последующего размещения такой информации в социальных сетях.
Срок: 12 мая 2022
2. Департаменту земельных отношений подготовить письмо в Департамент жилищно-коммунального хозяйства, о необходимости информирования граждан через взаимодействие с ТСЖ, Управляющими компаниями в целях организации работы с правообладателями по регистрации ранее учтенных объектов недвижимости.
Срок: 12 мая 2022
3. Департаменту имущественных отношений, Управлению жилищных отношений проанализировать перечень объектов (помещений) без прав в количестве 114 176 на предмет отнесения объекта к тому или иному перечню согласно Дорожной карте.
Срок: 24 мая 2022
4. Департаменту имущественных отношений, Управлению жилищных отношений подготовить план мероприятий по работе с перечнем объектов (помещений) без прав.
Срок: 28 мая 2022
5. Департаменту имущественных отношений, Управлению жилищных отношений направить информацию об исполнении плана мероприятий по работе с перечнем объектов (помещений) без прав в Департамент земельных отношений.
Срок: 25 июня 2022
6. Департаменту земельных отношений, Департаменту имущественных отношений, Департаменту градостроительства и архитектуры, Управлению жилищных отношений совместно Территориальным органам организовать работу по проведению мероприятий по наполнению ЕГРН сведениями о правообладателях.
Срок: постоянно
Председатель И.И.Иванова

ЗАДАНИЕ 6.
Максимальное количество баллов — 6
По теме 3.2. Оформление документации разъездов работников организации.
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по оформлению документации разъездов работников организации.
Решите задачу:
В ООО «Вектор» работает один курьер и один водитель с функциями курьера.
Составьте и заполните макет журнала учета работы курьеров в соответствии с предоставленными данными.

ЗАДАНИЕ 7.
Максимальное количество баллов — 6
По теме 3.3. Обеспечение деятельности офиса.
Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере обеспечения деятельности офиса.
Решите задачу:
Вы являетесь секретарем-администратором небольшой производственной компании. На протяжении более чем двух лет в Ваши обязанности входит обеспечение компании канцелярскими товарами. В Ваше отсутствие по причине очередного отпуска помощник руководителя нашла нового поставщика, сославшись на пропуск сроков доставки и плохое качество бумаги. Однако ранее таких проблем не возникало, нареканий со стороны сотрудников не было. Кроме того, новый поставщик не отвечает на звонки и не закрепил за Вашей организацией персонального консультанта. Ранее Вы проводили анализ поставщиков и составили перечень альтернативных поставщиков на случай замены.
ООО «Конус»
ИП Сидоров С.С.
ООО «Кедр»
Вес фактора
балл
оценка
балл
оценка
балл
оценка
Репутация
9
2,25
10
2,5
10
2,5
25
Цена и качество
10
2,5
7
1,75
8
2
25
Ассортимент
9
1,8
10
2
10
2
20
Компетентность
4
0,4
5
0,5
7
0,7
10
Удобство и актуальность
8
0,8
10
1
8
0,8
10
Скорость доставки и сервис
9
0,9
6
0,6
7
0,7
10
Итого
8,65
8,48
8,7
100
Как Вы поступите? Будете ли менять поставщика? Если да, будете ли советоваться с помощником руководителя и сообщать руководителю, какие документы составлять? Опишите порядок Ваших действий.
Оформите письменный ответ на вопрос в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

Чтобы заказать выполнение задания, оставьте заявку на расчет.